L'entretien annuel : une aubaine pour l’entreprise qui souhaite développer son attractivité !

86% des salariés sortent démotivés de leur entretien annuel¹ : une aubaine pour l’entreprise qui souhaite développer son attractivité !

Jugé inadapté et désuet, l’entretien annuel d’évaluation voit régulièrement sa disparition annoncée. Six salariés sur dix estiment pourtant que c’est un moment important pour aborder des sujets qu’ils ne peuvent évoquer tout au long de l’année². Peregryne y voit l’opportunité de redorer le blason d’un puissant outil RH permettant d’améliorer l’attractivité de l’entreprise.

L’entretien annuel a pour but d’évaluer si le salarié a atteint ses objectifs de travail sur l’année écoulée. Au-delà d’une fonction de mesure de performance, sa vocation est d’aider le salarié à identifier les axes d’amélioration de ses compétences professionnelles. Il est un accompagnement au renforcement de l’apprentissage qui se fait à 70% dans la pratique du poste et des tâches qui lui incombent³.

Pour le salarié c’est l’occasion de parler de l’accomplissement de son travail, saisir l’opportunité de s’améliorer, être félicité et encouragé à progresser, évoquer ses souhaits d’évolution.

L’entretien a également une dimension sociale : pouvoir se dire les choses. C’est pour l’entreprise l’occasion d’améliorer la relation hiérarchique par un échange de fond pour comprendre et discuter dans un cadre positif de ce qui a permis de travailler efficacement ou au contraire ce qui a pu être un frein à l’atteinte des objectifs.

Dans les entreprises privées, l’entretien annuel n’est ni obligatoire ni réglementé par le droit. Il n’est pas à confondre avec l’entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans et réglementé, qui porte sur les perspectives de carrière et les objectifs de formation des salariés.

En pratique il est vivement recommandé de décorréler les deux entretiens.

 

Comment faire des entretiens d’évaluation un outil de motivation et de fidélisation de ses salariés ?

Une organisation bien ajustée

L’entretien annuel ne s’instaure pas dans l’instant ! Il demande une préparation exigeante de la part du manager et du salarié.

Des entretiens annuels efficaces nécessitent un process organisé en amont au niveau de l’entreprise, une préparation de fond, et, lors de l’entretien, une qualité d’échange sincère et empathique dans un but d’accompagnement et non d’un simple couperet d’évaluation.

L’annonce de la période des entretiens annuels doit être communiquée quelques mois avant son démarrage ainsi que les responsabilités de chacun et les dates de remises de documents qui jalonnent le parcours : dates d’entretien, date à laquelle le salarié doit avoir envoyé son auto- évaluation, date de signature des résumés d’entretien etc ...

Pour fluidifier la démarche - et en profiter pour alléger le bilan carbone de l’entreprise, utilisez une plateforme spécialisée ! Certains acteurs comme Javelo ou Elevo proposent des outils simples à utiliser.

La trame des grilles d’évaluation doit être commune à tous. Evidemment des objectifs précis et mesurables doivent avoir été fixés un an avant avec le salarié. La méthode S.M.A.R.T. est adaptée à cet usage!
 

Objectifs fixés et évaluation

Les objectifs dont on mesure le résultat peuvent être quantitatifs : chiffre d’affaires généré, nombre de recrutement effectués… ou qualitatifs : satisfaction clients, comportement ...

Par exemple, l’objectif qualitatif ‘gagner en équipe’ est vaste et difficilement mesurable. Fixer des sous-objectifs comportementaux pour gagner en équipe permettront une évaluation plus aisée comme « Répondre à une suggestion avec l’approche ‘oui, et…’ plutôt que ‘oui, mais…’ » ou « Autoriser divers points de vue».

L’évaluation donnée par le manager doit fournir des illustrations concrètes. Idem pour le salarié qui s’auto-évalue.

Pour chaque critère évalué, le manager peut se poser la question suivante : ‘quels éléments tangibles me permettent de dire que le salarié a atteint les objectifs fixés ?’ et donner 3 exemples précis pour chaque objectif (ou sous objectif) et pour chaque salarié afin de préserver l’équité.

Plus qu’un outil d’évaluation l’entretien annuel est un outil de dialogue, d’échange d’égal à égal. Les organisations deviennent plus horizontales et moins hiérarchiques. Les postures évoluent.
 

La forme de l’échange

L’échange doit être empathique, respectueux et engager une écoute active de part et d’autre. L’échec peut être abordé simplement, sans dramatisation, et former une discussion constructive et positive sur l’ensemble des éléments qui pourront contribuer à l’amélioration des compétences du salarié.

Empathie et communication positive sont nécessaires lors de l’entretien qui peut être un moment stressant pour le salarié comme pour le manager. Les managers peuvent être formés à effectuer des entretiens ou à tout le moins sensibilisés aux bonnes pratiques.

L’évaluation du travail d’une personne et le stress qu’elle peut engendrer peuvent-être plus facile à appréhender si l’évaluation a lieu plus régulièrement. Salariés et managers entrent alors dans une pratique régulière du feedback et le maitrisent mieux.
 

Un cycle plus court et un évènement participatif

Le fait d’évaluer un salarié sur un cycle annuel est d’ailleurs remis en question par les professionnels des Ressources Humaines et par la recherche cognitive sur l’apprentissage.

Mondialisation et technologie ont accéléré les échanges. Les attentes ont évolué et les salariés demandent des retours plus réguliers sur leur performance. Accompagner et encourager les salariés plus régulièrement leur permet de réajuster plus rapidement leur manière de travailler. Cela permet d’insuffler une forme d’agilité qui peut être bénéfique à l’entreprise.

Or la recherche cognitive⁴ indique que les évaluations sur une base annuelle sont généralement biaisées envers la période la plus récente et souvent basées sur des pics de performance ou d’échec. Elles arrivent par ailleurs trop tard pour ajuster le comportement ou l’apprentissage.

Des évaluations sur un laps de temps plus court seraient donc plus objectives, permettraient une plus grande facilité d’apprentissage et un réajustement plus rapide des compétences sur la base du feedback reçu. Certaines entreprises revoient ainsi leur politique d’entretiens annuels en ce sens.

Il s’agit cependant d’adapter la périodicité de l’évaluation des salariés à l’activité et à la culture de l’entreprise. Pour certaines entreprises, maintenir une périodicité annuelle ou semestrielle pour un échange de fond tout en instaurant des feedbacks plus réguliers au cours de l’année peut être une bonne transition.

Dans sa dimension sociale, l’entretien d’évaluation devient aussi un évènement participatif. Ainsi dans certaines entreprises et dans un cadre défini, les salariés fixent eux-mêmes le degré auquel ils pensent pouvoir atteindre leurs objectifs.

Il y a également les évaluations 360° qui permettent au manager d’être évalué par les salariés sur la manière dont ils les aident à atteindre leurs objectifs. Le ‘feedback’ des salariés incitent ainsi le manager à proposer des axes d’amélioration dans ses méthodes de management ou de leadership.

N’hésitez pas à impliquer vos équipes dans une critique constructive de l’entretien annuel !

L’entretien d’évaluation est un outil RH puissant s’il s’inscrit dans un cadre et une temporalité pertinente, sous la forme d’un échange empathique et d’une évaluation d’objectifs qui aient été précisément définis et qui soient alignés avec la stratégie et les valeurs de l’entreprise.

Il doit être perçu et compris comme un outil vivant qui doit évoluer selon les besoins et le mode de fonctionnement de l’entreprise. L’entretien d’évaluation n’est pas mort, il doit être adapté à son temps !