LA PAUSE RGPD #4 : Le traitement des salaires
Dès le premier salarié, une entreprise a l’obligation d’éditer un bulletin de salaire. Quelles sont les conséquences ?
En application du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (LIL), modifiée, les conséquences sont :
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Ce traitement récurrent impose que l’entreprise tienne à jour un registre des traitements**.
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Le traitement du NIR (numéro de sécurité sociale), qui est encadré par le décret n°2019-341 ne peut être utilisé que pour la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Le NIR ne doit donc pas figurer sur un bulletin de salaire.
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La durée de conservation doit être définie dans la fiche de traitement des salaires du registre des traitements.
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Selon l’article L. 3243-4 du Code du travail, la conservation des bulletins de salaire dans l’entreprise en base active* est de 1 mois.
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Pour la conservation en archivage intermédiaire*, les textes qui l’encadrent sont :
- L’article L. 3243-4 du Code du travail indique que l’archivage en format numérique est de 5 ans ;
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L’article D. 3243-8 du Code du travail indique que l’archivage en format numérique est de 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans de la personne dans un coffre-fort électronique (par exemple Cecurity.com) ;
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L’article L. 102B du livre des procédures fiscales indique que, dans le cadre de l’obtention d’un Crédit Impôt Recherche (CIR) ou d’un Crédit Impôt Innovation (CII), l’archivage est de 6 ans au-delà de l’année civile en cours lors du départ d’un salarié ;
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En cas de versement d’aide à l’emploi, dans le cadre du Plan de Relance, l’Agence de Services et de Paiement (ASP) demande que les bulletins de salaire soient conservés pendant 10 ans ;
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Le texte de loi énonçant la durée de la conservation des bulletins de paie par l'employeur a fait l'objet d'une modification par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 (article 26) en supprimant toutes références à la conservation sous forme papier. Il est donc recommandé de ne plus conserver les bulletins de paie en format papier.
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Il est donc recommandé de définir une durée de conservation unique en archivage intermédiaire de 10 ans en format numérique.
A noter également qu’il est recommandé de déposer sur le bulletin de salaire l’information suivante : « Dans votre intérêt, et pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée. Informations complémentaires : www.service-public.fr ». En effet, en cas de perte de bulletin de salaire, l’entreprise ne pourra plus en fournir une copie au-delà de la durée de conservation en archivage intermédiaire.
Les données à caractère personnel d’un salarié devant figurer sur un bulletin de salaire sont :
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Son identité
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Son adresse personnelle
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Son matricule
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Son statut professionnel, sa position et son coefficient
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Sa date d’entrée dans l’entreprise et son ancienneté
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Les éléments financiers conformément aux règles fiscales et au Code du travail
Toute autre donnée à caractère personnel d’un salarié non obligatoire ne doit pas figurer sur un bulletin de salaire comme :
Quel est le risque ?
Selon les non-conformités constatées, l’entreprise s ‘expose à une amende administrative de 4 % de son chiffre d’affaires par la CNIL.
* Les notions de base active et d’archivage intermédiaire sont abordées dans la Minute 3.
** Le registre de traitement est abordé dans la Minute 2
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